Ngày 31/07/2025, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư 11/2025/TT-BNG quy định về biểu mẫu giấy tờ và hướng dẫn thực hiện một số nội dung liên quan đến chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Thông tư này được ban hành nhằm thống nhất việc sử dụng biểu mẫu, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ và tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân khi thực hiện các thủ tục lãnh sự trong và ngoài nước.
Phạm vi điều chỉnh và mục đích ban hành Thông tư 11/2025/TT-BNG
Thông tư 11/2025/TT-BNG 
Thông tư 11/2025/TT-BNG quy định các biểu mẫu giấy tờ sử dụng trong hoạt động chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự, đồng thời hướng dẫn chi tiết việc thực hiện một số quy định pháp luật có liên quan. Đối tượng áp dụng bao gồm cơ quan ngoại vụ, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, tổ chức, cá nhân có nhu cầu thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Mục tiêu của thông tư là bảo đảm việc áp dụng thống nhất các quy định pháp luật, hạn chế sai sót trong hồ sơ và nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực lãnh sự.
Hệ thống biểu mẫu giấy tờ theo Thông tư
Thông tư 11/2025/TT-BNG ban hành kèm theo hệ thống biểu mẫu sử dụng thống nhất trong công tác chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. Các biểu mẫu này bao gồm tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; mẫu tem chứng nhận; mẫu tem chứng nhận giấy tờ, tài liệu; mẫu cam kết của người dịch; văn bản giới thiệu mẫu con dấu, chữ ký và chức danh; sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Việc ban hành thống nhất các biểu mẫu giúp người dân, doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và tạo thuận lợi cho cơ quan tiếp nhận, xử lý hồ sơ.
Hướng dẫn thực hiện chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự
Thông tư 11/2025/TT-BNG hướng dẫn cụ thể việc sử dụng biểu mẫu, cách ghi thông tin và trình tự thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Theo đó, tổ chức, cá nhân có nhu cầu cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo biểu mẫu quy định, bảo đảm giấy tờ, tài liệu được xuất trình hợp lệ và đúng thẩm quyền. Cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào hồ sơ để thực hiện chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật. Việc hướng dẫn chi tiết giúp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu hoặc sai biểu mẫu. Xem dịch thuật công chứng nhanh.
Hiệu lực thi hành và quy định chuyển tiếp
Thông tư 11/2025/TT-BNG có hiệu lực thi hành theo thời hạn được quy định trong thông tư. Các hồ sơ đã tiếp nhận trước thời điểm thông tư có hiệu lực nhưng chưa giải quyết xong được tiếp tục xử lý theo quy định cũ. Một số biểu mẫu, sổ sách ban hành trước đây được phép tiếp tục sử dụng trong thời gian chuyển tiếp nhằm bảo đảm hoạt động chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không bị gián đoạn.
Tải thông tư 11/2025/TT-BNG
Việc ban hành Thông tư 11/2025/TT-BNG góp phần hoàn thiện khung pháp lý về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, bảo đảm tính thống nhất và minh bạch trong quá trình thực hiện. Thông tư giúp người dân và doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận, thực hiện thủ tục đúng quy định, đồng thời hỗ trợ cơ quan quản lý nâng cao hiệu quả giải quyết hồ sơ, đáp ứng yêu cầu cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực ngoại giao.