Việc hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) sẽ là điều mới lạ đối với những ai chưa từng làm việc với thủ tục này, thường đối với bản dịch hoặc sao y bản chính, chúng ta cùng tìm hiểu xem hợp pháp hóa lãnh sự là gì? tại sao cần phải hợp pháp hóa lãnh sự? tài liệu nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự? tài liệu nào không được hợp pháp hóa lãnh sự? Chúng ta dành ít phút để đọc trước khi tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự nhé.
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? là việc cơ quan thẩm quyền (thuộc Bộ ngoại giao Việt Nam) chứng thực chữ ký, con dấu, tên và chức danh của người ký lên tài liệu tiếng nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Trước đó, tại liệu này phải được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ ngoại giao của nước sở tại. Sau đó, tài liệu được dịch thuật công chứng thì mới dùng được.
Thực chất của hợp pháp hóa lãnh sự cũng giống như chứng thực sao y bản chính của tài liệu thực hiện tại Ủy ban nhân dân phường/quận/thị trấn…tức chứng thực tài liệu là thật, không phải tài liệu giả mạo, và chứng thực lên bản photo, đây là dạng chứng thực sao y bản chính.
Điều kiện để hợp pháp hóa lãnh sự
Để hợp pháp hóa lãnh sự, thì tài liệu cần HPHLS phải được bộ ngoại giao của nước cấp tài liệu này xác nhận đây là tài liệu thật, công tác xác nhận của Bộ ngoại giao nước ngoài này gọi là chứng nhận lãnh sự. Sau đó, bộ ngoại giao Việt Nam so sánh đối chiếu chữ ký, con dấu, tên và chức vụ của người này so với danh sách lưu, nếu hợp lệ thì tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự, trường hợp không tồn tại thì họ sẽ trả lời bằng văn bản vì sao không hợp pháp hóa lãnh sự.
Ví dụ: Giấy khai sinh bằng tiếng Anh của nước Anh, thì để hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh này trước hết phải chứng nhận lãnh sự của Bộ ngoại giao Anh (có thể là đại sứ quán Anh/lãnh sự quán Anh).
Tại sao phải hợp pháp hóa lãnh sự?
Việc hợp pháp hóa lãnh sự mục đích để xác nhận tài liệu cần HPHLS phải thật 100%, để loại trừ tài liệu giả mạo. Việc hợp pháp hóa lãnh sự thường thực hiện đối với tất cả những tài liệu quan trọng như giấy tờ nhập tịch, tài liệu thành lập công ty, tài liệu khai thuế, khấu trừ thuế, giấy kết hôn…thậm chí là văn bằng cũng phải HPHLS, trong trường hợp cơ quan tiếp nhận yêu cầu, với mục đích xác minh xem người này có phải học đúng trường đó hay không. Để hạn chế việc làm giả mạo bằng cấp, gây hậu quả nghiêm trọng…Xem lại phần hợp pháp hóa lãnh sự là gì ở trên.
Một số giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các hiệp ước quốc tế mà Việt Nam ký kết với nước đó. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thiết, giấy tờ thuộc diện miễn hợp pháp hóa lãnh sự cũng bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự. Chẳng hạn, bằng cấp nước Pháp (thuộc diện miễn hợp pháp lãnh sự) tuy nhiên, khi xin giấy phép lao động tại Việt Nam thì bằng cấp buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự…Đây là điều nhiều người khó hiểu. Nếu chúng ta hiểu bản chất của vấn đề thì không lấy gì khó hiểu? Vì để tình trạng làm bằng giả, không đủ trình độ làm việc…
Tuy nhiên, không phải tài liệu nào cũng được hợp pháp hóa lãnh sự, chúng ta đọc tiếp…
Các tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự?
Từ tìm hiểu những thông tin trên và theo Điều 10 của nghị định số 111/2010/NĐ-CP, thì các giấy tờ sau đây không được hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ có dấu hiệu sửa đổi, đính chính, nhưng không được xác nhận
- Giấy tờ không phù hợp nội dung do biểu mẫu thay đổi như giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…
- Giấy tờ giả mạo, không đúng người thẩm quyền ký
- Giấy tờ không có chữ ký và dấu gốc
- Giấy tờ có nội dung xâm phạm lợi ích nhà nước Việt Nam
- Giấy tờ có nội dung mâu thuẫn nhau.
- Mẫu chứ ký, tên, con dấu và chức danh của người ký không tồn tại hoặc làm giả.
Như vậy, chúng ta hiểu được công tác hợp pháp hóa lãnh sự là gì, tại sao phải hợp pháp hóa lãnh sự…việc hiểu và thông suốt này giúp chúng ta thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự một cách nhẹ nhàng, thoải mái. Trong trường hợp gặp khó khăn, hoặc chưa thể thực hiện được, hãy liên hệ chúng tôi, để đồng hành cùng bạn thực hiện và giải thích rõ hợp pháp hóa lãnh sự là gì cho bạn. Chúc bạn nhiều sức khỏe và thành công!