Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài sử dụng ở Việt Nam

Những tài liệu nước ngoài muốn sử dụng ở Việt Nam cần trải qua quy trình chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy những giấy tờ nào mới cần hợp pháp hóa lãnh sự? Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ nước ngoài là gì? Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài ra sao? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị những gì? Cơ quan có thẩm quyền nào liên quan đến chuỗi quy trình hợp pháp hóa lãnh sự? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé.

Những giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự

Thường những giấy tờ có chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu pháp lý của cơ quan chức năng nước ngoài cấp đều có thể tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự được. Tùy theo thủ tục hành chính mà cơ quan chức năng ở Việt Nam sẽ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài nào.

Ví dụ:

Với hồ sơ làm giấy phép lao động thì cơ quan chức năng có thẩm quyền ở Việt Nam sẽ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài sau:

1) Bằng cấp, chứng chỉ

2) Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc

3) Giấy khám sức khỏe do nước ngoài cấp

4) Phiếu lý lịch tư pháp do nước ngoài cấp

5) Thư bổ nhiệm, quyết định bổ nhiệm do công ty mẹ ở nước ngoài cấp

Với hồ sơ xin cấp thẻ tạm trú thăm thân thì cơ quan chức năng có thẩm quyền của Việt Nam sẽ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài sau:

1) Giấy đăng kết kết hôn

2) Giấy khai sinh…

Với hồ sơ gia hạn visa thăm thân thì cơ quan chức năng có thẩm quyền ở Việt Nam sẽ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài sau:

3) Giấy đăng kết kết hôn

4) Giấy khai sinh

Tuy nhiên, có một số giấy tờ ở một vài quốc gia được miễn hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam. Xem danh sách các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự Việt Nam tại đây.

Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ nước ngoài

Khi thực hiện thủ tục, các bạn cần chú ý các điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ nước ngoài sau đây:

* Với hồ sơ cần hợp pháp hóa lãnh sự

– Tài liệu, giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự là các giấy tờ được cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài ban hành và chứng nhận.

– Tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự phải còn nguyên vẹn, không bị sửa chữa, tẩy xóa;

– Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài cần có bản gốc kèm 1 bản sao và 1 bản dịch sang tiếng Việt.

– Giấy tờ gốc phải có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu sống của cơ quan chức năng nước ngoài. Chữ ký, con dấu rõ ràng. (Mẫu dấu, chữ ký và chức danh của đại diện lãnh sự/ đại sứ quán / cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài phải được giới thiệu trước đó cho Sở ngoại vụ ở Việt Nam)

– Phải có tờ khai chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự được ký tên

* Với người thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ nước ngoài

Người thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ nước ngoài phải mang theo giấy tờ tùy thân: giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài

Ở quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài, các bạn có thể thực hiện theo 2 cách:

– Cách 1: Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu ở nước ngoài

Tài liệu (bản gốc hoặc bản sao (true copy)), do nước ngoài cấp sẽ được đem đến Bộ Ngoại giao của nước đó để được ký tên, đóng dấu xác nhận lên tài liệu. Sau đó mang tài liệu đó đến Lãnh sự quán Việt Nam đặt trên nước đó để hợp pháp hóa lãnh sự. Cuối cùng là dịch sang tiếng Việt và công chứng tư pháp thì sẽ sử dụng được tại Việt Nam.

– Cách 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài ở Việt Nam

Khi ở nước ngoài, tài liệu này phải tiến hành xác nhận tại Bộ Ngoại giao ở nước đó. Khi mang tài liệu sang Việt Nam sẽ đem đến Đại sứ quán/ Lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam để được chứng nhận lãnh sự. Cuối cùng là mang tài liệu đến Bộ Ngoại Giao Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự. Khi đã hoàn tất các khâu này, thì tiến hành dịch thuật công chứng sang tiếng Việt sẽ được các cơ quan tại Việt Nam tiếp nhận.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài sử dụng ở Việt Nam

Khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài sử dụng ở Việt Nam các bạn cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

– Giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự: bản gốc, bản sao y hay bản dịch

+ Kèm 01 bản sao của giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa: không cần chứng thực, nhưng phải mang theo bản chính để đối chiếu

+ Kèm theo 01 bản dịch sang tiếng Việt

– Tờ khai chứng nhận/ hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK

Lưu ý: Khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài thì các bạn cần mang theo CMND gốc hoặc hộ chiếu gốc (kèm theo 01 bản photo, không cần chứng thực).

Địa chỉ các cơ quan chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài tại TPHCM

1) Sở ngoại vụ Tp. Hồ Chí Minh

Địa chỉ: 184 Bis Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh (nộp hồ sơ trực tiếp)

(6 Alexandre De Rhodes, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh – để gởi văn thư)

Điện thoại: +84 8 38224224 / +84 8 38251436

Email: snv@hcm.vnn.vn

Website: http://mofahcm.gov.vn/

2) Đại sứ quán/ tổng lãnh sự quán các nước tại TPHCM

Nếu các bạn có có vướng mắc gì về quá trình thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài, hãy gọi cho PNVT nhé. Chúng tôi có đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ điền mẫu tờ khai chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự trong buổi sáng và hỗ trợ dịch thuật công chứng chỉ trong 1 ngày và thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự chỉ sau 1 ngày làm việc.