Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự để giúp người thực hiện tránh được sai sót phát sinh, tiết kiệm được thời gian và công sức đi lại. Vì sao? vì nếu một tài liệu không đủ điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự, do sơ suất, chúng ta không để ý, rồi tiến hành lập hồ sơ, chắc chắn sẽ bị từ chối sau khi bị phát hiện. Như vậy việc đánh giá tài liệu xem có đủ điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự là vô cùng cần thiết.
Xem thêm:
Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Căn cứ điều 10 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự, thì một tài liệu chỉ được hợp pháp hóa lãnh sự khi:
- Tài liệu, giấy tờ phải “sạch”, tức không có dấu hiệu sửa chữa, tẩy xóa. Trong trường hợp có tẩy xóa thì phải có phần xác nhận là tẩy xóa và xác nhận luôn phần đính chính.
- Nội dung của tài liệu phải thống nhất với nhau của cùng một tài liệu và giữa các tài liệu với nhau; tức không có các chi tiết mâu thuẫn thuẫn nhau; chẳng hạn: giấy ly hôn có nội dung ghi gồm 5 trang, trong khi đánh số trang 1-6…
- Phải là tài liệu thật, tức không phải là tài liệu làm giả, giả mạo, chẳng hạn bằng cấp giả, lý lịch tư pháp giả…
- Có chữ ký và con dấu của cơ quan cấp đúng thẩm quyền; chẳng hạn: giấy khai sinh phải do UBND / phòng tư pháp cấp.
- Phải có chữ ký và con dấu sống, hay gốc; không chấp nhận chữ ký nháy, con dấu làm giả, chữ ký- con dấu in màu, mộc chữ ký…
- Nội dung tài liệu phải đúng pháp luật, không xâm phạm lợi ích của nhà nước Việt Nam; chẳng hạn hộ chiếu có hình lưỡi bò, sẽ không đủ điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự vì ảnh hướng đến Việt Nam.
Các lỗi sai khách quan khiến không đủ Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự
- Nội dung mâu thuẫn / sai sót do cơ quan cấp: thường rơi vào họ tên và ngày tháng năm sinh của được được cấp; chẳng hạn trong giấy khai sinh và kết hôn, ngày tháng năm sinh không khớp với nhau
- Thiếu số chứng thực/ số vào sổ / số tài liệu, thường ở giấy khai sinh, kết hôn…….
- Con dấu và chữ ký rời nhau --> con dấu phải đóng 2/3 chữ ký tính từ bên trái
- Con dấu không nguyên vẹn, tức bị kê khi đóng dấu, hoặc bề mặt không phẳng khi đóng dấu
- Chữ ký bằng mực đen, phải là mực xanh dương……….
Lợi ích của Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự
Như đã nêu ở phần giới thiệu, việc xem xét, cân nhắc trước tài liệu để xem có đủ Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự hay không là vô cùng cần thiết:
- Biết chắc tài liệu có được hợp pháp hóa lãnh sự hay không
- Nếu > 10 bộ, thì phải chia nhiều đợt để có thể nhận kết quả nhanh nhất
- Biết chắc thời gian nhận kết quả hợp pháp hóa lãnh sự
- Chủ động về thời gian nộp và nhận kết quả
- Tiết kiệm thời gian và tiền bạc, giúp nâng cao hiệu quả công việc
Như vậy chúng ta biết được Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự, từ đó giúp chúng ta thận trọng, phải dành vài phút để xem xét hồ sơ, không phải hấp tấp, vì hấp tấp không giúp nhiều nếu có sai sót xảy ra. Ngược lại, nếu chúng ta xem xét nhanh, sẽ vừa tiết kiệm thời gian và biết tài liệu đủ Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự, và sẽ chắc chắn luôn thời gian nhận kết quả.