Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là văn bản thể hiện tình hình kinh doanh, kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Đối với báo cáo tài chính nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam cần phải thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.

Hồ sơ cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính bao gồm những gì? Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính được tiến hành như thế nào? Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính

Hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính là bước quan trọng để giấy tờ tài chính do nước ngoài cấp có thể được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Để đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, cần tuân thủ một số yêu cầu quan trọng sau:

1. Điều kiện hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính

• Báo cáo tài chính phải là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực hợp lệ.
• Tài liệu cần được cấp hoặc xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia phát hành.
• Báo cáo tài chính không thuộc các trường hợp bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

2. Yêu cầu về nội dung và hình thức

• Hình thức trình bày: Tài liệu cần rõ ràng, không có dấu hiệu chỉnh sửa, tẩy xóa hoặc sai sót về thông tin.
• Dấu xác nhận: Phải có dấu xác nhận và chữ ký của cơ quan cấp tại nước ngoài trước khi tiến hành hợp pháp hóa tại cơ quan Việt Nam.

Hồ sơ để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Bạn cần chuẩn bị những giấy tờ như sau để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính:

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự (Mẫu LS/HPH-2012/TK) theo hình thức khai trực tuyến hoặc nộp tại quầy tiếp nhận của cơ quan lãnh sự
• Xuất trình giấy chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự khi nộp hồ sơ trực tiếp. Chuẩn bị bản sao không chứng thực giấy tờ tùy thân nếu nộp qua bưu điện.
• Bản dịch, bản chính, bản pho to Báo cáo tài chính

Thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính

Thẩm quyền tại Việt Nam

Tại Việt Nam, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Ngoài ra còn các Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ ở các tỉnh thành được Bộ Ngoại giao ủy quyền thực hiện hợp pháp lãnh sự. Cụ thể:

• Cục Lãnh sự có trụ sở tại số 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội. Số điện thoại liên hệ: +84 4 37993127
• Sở ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở tại số 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, TP.HCM. Số điện thoại liên hệ: (+84 28) 38224224

Thẩm quyền tại nước ngoài

Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài là cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài. Thông thường là Đại sứ quán/ Tổng lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính

Bước 1: Chứng thực báo cáo tài chính

Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, cần chứng thực báo cáo tài chính nước ngoài tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của quốc gia đã ban hành văn bản.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự báo cáo tài chính

Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước ngoài đã có báo cáo tài chính được ban hành. Mang báo cáo tài chính được cấp đến chứng nhận tại:

• Cơ quan ngoại giao đặt tại nước ngoài nơi có báo cáo tài chính được ban hành
• Hoặc đến cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính

Chuẩn bị bộ hồ sơ như hướng dẫn ở trên bài viết này và nộp tại cơ quan lãnh sự của Việt Nam để xin hợp pháp hóa lãnh sự. Thời gian xử lý hồ sơ hợp pháp hóa sẽ phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể, số lượng hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 4: Dịch thuật công chứng báo cáo tài chính

Sau khi đã hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính cần tiến hành thêm việc dịch thuật công chứng thì mới được sử dụng hợp pháp ở Việt Nam.

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính mới nhất

Khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính, doanh nghiệp hoặc cá nhân cần thanh toán một số khoản phí nhất định theo quy định của cơ quan chức năng. Mức phí này có thể thay đổi tùy thuộc vào loại tài liệu, số lượng hồ sơ cũng như các dịch vụ đi kèm.

1. Mức phí hợp pháp hóa lãnh sự

• Lệ phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự: Khoảng 30.000 VNĐ/trang tài liệu.
• Phí sao y bản chính hoặc cấp bản sao: Khoảng 5.000 VNĐ/trang (nếu cần bản sao bổ sung).

2. Các chi phí phát sinh có thể có

Ngoài lệ phí do cơ quan nhà nước thu, người thực hiện có thể phải trả thêm các khoản phí dịch vụ khác, bao gồm:

• Phí dịch thuật công chứng: Nếu báo cáo tài chính được lập bằng tiếng nước ngoài, cần dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch. Chi phí dịch thuật dao động từ 50.000 – 200.000 VNĐ/trang, tùy theo ngôn ngữ và độ phức tạp.
• Phí sao y và công chứng tư nhân: Nếu cần sao y từ văn phòng công chứng tư nhân, chi phí có thể từ 10.000 – 20.000 VNĐ/trang.
• Chi phí vận chuyển hồ sơ: Đối với các cá nhân hoặc doanh nghiệp ở xa, có thể cần sử dụng dịch vụ gửi hồ sơ qua bưu điện hoặc dịch vụ chuyển phát nhanh, chi phí dao động từ 30.000 – 100.000 VNĐ/lượt.
• Phí dịch vụ trọn gói (nếu thuê bên trung gian): Nếu không tự thực hiện thủ tục, bạn có thể thuê dịch vụ pháp lý hỗ trợ với chi phí dao động từ 500.000 – 2.000.000 VNĐ tùy theo độ phức tạp của hồ sơ và thời gian xử lý.

3. Thời gian xử lý và lưu ý quan trọng

• Thời gian xử lý hồ sơ: Thông thường, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính mất từ 3 – 7 ngày làm việc, chưa kể thời gian chuẩn bị hồ sơ. Nếu cần xử lý nhanh trong 1 – 2 ngày, có thể phát sinh thêm chi phí dịch vụ.
• Lưu ý về thanh toán: Khi thực hiện thủ tục trực tiếp tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ, bạn nên chuẩn bị sẵn tiền mặt hoặc thẻ thanh toán để nộp phí theo quy định. Một số cơ quan có thể hỗ trợ thanh toán chuyển khoản để thuận tiện hơn.

Việc nắm rõ lệ phí và các chi phí liên quan sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ  làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho báo cáo tài chính, tránh phát sinh chi phí không cần thiết.