Chứng nhận lãnh sự là bước quan trọng giúp giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp được công nhận hợp pháp tại nước ngoài. Để đảm bảo quá trình chứng nhận diễn ra thuận lợi, cần thực hiện theo trình tự, quy trình được pháp luật quy định.
Trình tự công việc cần làm khi thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Trước khi nộp hồ sơ, bạn cần kiểm tra và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết, bao gồm:
- Bản gốc hoặc bản sao có chứng thực của tài liệu cần chứng nhận lãnh sự.
- Bản dịch sang ngôn ngữ của nước tiếp nhận (nếu cần) và công chứng hợp lệ.
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định của Bộ Ngoại giao Việt Nam.
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (CMND/CCCD/Hộ chiếu).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ có thể được nộp tại một trong hai cơ quan sau:
- Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam (Hà Nội)
- Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh (dành cho khu vực phía Nam)
Khi đến nộp, cá nhân/tổ chức cần mang theo biên lai hoặc giấy tờ chứng minh danh tính để xác minh thông tin.
Bước 3: Cơ quan lãnh sự tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan chức năng sẽ kiểm tra:
- Tính hợp lệ của tài liệu (nguồn gốc, dấu xác nhận của cơ quan cấp).
- Đầy đủ chữ ký và con dấu theo quy định pháp luật.
- Tính chính xác của nội dung dịch thuật (nếu có).
Nếu hồ sơ hợp lệ, tài liệu sẽ được tiếp tục xử lý. Trường hợp có sai sót, cơ quan chức năng sẽ hướng dẫn điều chỉnh.
Bước 4: Đóng lệ phí chứng nhận lãnh sự
Người nộp hồ sơ cần thanh toán lệ phí theo quy định. Mức phí tùy thuộc vào loại tài liệu và số lượng trang cần chứng nhận.
Bước 5: Nhận kết quả chứng nhận lãnh sự
Sau khoảng 3 – 5 ngày làm việc, bạn có thể nhận lại hồ sơ đã được chứng nhận lãnh sự. Trong trường hợp cần gấp, có thể yêu cầu dịch vụ xử lý nhanh với mức phí cao hơn.
Bước 6: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán nước tiếp nhận (nếu cần)
Sau khi tài liệu được chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam, một số quốc gia yêu cầu thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán của nước đó tại Việt Nam. Bạn cần liên hệ trực tiếp với cơ quan đại diện ngoại giao để biết quy trình cụ thể.
Lưu ý quan trọng
- Kiểm tra kỹ thông tin trên tài liệu trước khi nộp, tránh sai sót làm chậm tiến độ xử lý.
- Một số tài liệu có thể được miễn chứng nhận lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia.
- Nếu ủy quyền người khác đi nộp hồ sơ, cần có giấy ủy quyền hợp lệ.
Trên đây là trình tự chứng nhận lãnh sự hồ sơ để sử dụng ở nước ngoài. Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo tài liệu được công nhận hợp pháp tại quốc gia tiếp nhận.
Quy trình chứng nhận lãnh sự hồ sơ tại TPHCM
Đây là trường hợp các giấy tờ, tài liệu của Việt Nam phát hành. Trình tự thực hiện Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài như sau:
Bước 1a: Chứng thực tài liệu ở Phòng tư pháp, Uỷ ban Nhân Dân phường hoặc quận. Tốt nhất là nên thực hiện ở cấp Quận trở lên. Đây là trường hợp phổ biến nhất. Việc Chứng thực có thể là sao y bản chính hoặc chứng thực trên bản dịch. Còn trường hợp 1b dưới đây ít sử dụng hơn.
Bước 1b: Hoặc không cần chứng thực đối các giấy tờ được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:
– Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.
– Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;
– Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;
– Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật.
Bước 2a: Mang hồ sơ cần chứng thực đến trức tiếp:
a) Tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao).
Địa chỉ: số 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh
Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết trả: các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bẩy, trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết.
b) Tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao):
Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
Thời gian nộp hồ sơ và nhận kết quả: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bẩy, trừ các ngày lễ, Tết.
c) Tại trụ sở của các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (ít thấy ai sử dụng, chúng tôi sẽ đưa thông tin này lên sau)
Bước 2b: hoặc Gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh: được thực hiện tại tất cả các bưu điện thuộc hệ thống bưu chính Việt Nam theo thỏa thuận dịch vụ giữa Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện (EMS) thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt Nam.
Bước 3: Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, xem xét giải quyết.
Nhận kết qủa trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ hoặc hồ sơ được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự cho trường hợp nộp thông qua đường bưu điện. Việc thực hiện thông qua đường bưu điện thì thường ít người sử dụng vì không nhanh lắm.
Đến bước 4 này, thì tài liệu, giấy tờ này có thể mang đi nước ngoài sử dụng, nhưng thường sẽ phức tạp hơn và tốn nhiều chi phí hơn nếu như chúng ta làm thêm bước 5 là bước hợp pháp hóa lãnh sự ở Bộ ngoại giao của nước ngoài (nước mà chúng ta cần sử dụng ở nước ngoài này).
Bước 4: Hợp pháp hóa lãnh sự ở Bộ ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam. Đến đây tài liệu sẵn sàng sử dụng ở nước ngoài.
Xem thêm Dịch vụ chứng nhận lãnh sự, Yêu cầu chứng nhận lãnh sự
Nếu làm đúng 4 bước trên thì sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí. Còn không, chỉ làm được ở bước 3, ma chưa đến bước 4, thì:
Bước 5: Tài liệu được xác nhận tại Đại sứ quán Việt Nam tại nước ngoài
Bước 6: Hợp pháp hóa lãnh sự của nước ngoài ở nước ngoài.
Bước 7: Tài liệu sẵn sàng sử dụng tại nước ngoài
Để tìm hiểu thêm về trình tự, quy trình chứng nhận lãnh sự tại TPHCM, các bạn hãy gọi ngay cho PNV để được tư vấn và hỗ trợ từ A-Z nhé.