Khi thực hiện thủ tục công nhận văn bằng nước ngoài tại Việt Nam, nhiều hồ sơ bị cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bổ sung do thiếu minh chứng xác thực trực tiếp từ cơ sở giáo dục nước ngoài. Đây là tài liệu then chốt giúp Cục Quản lý chất lượng (Bộ GD&ĐT) hoặc Sở GD&ĐT xác minh rằng văn bằng của bạn là thật, được cấp hợp pháp và tương đương với hệ thống giáo dục Việt Nam. Vậy cụ thể, những loại minh chứng nào được chấp nhận? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết các cách minh chứng để xác thực văn bằng trực tiếp từ cơ sở giáo dục cấp văn bằng, giúp bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tránh bị trả lại.
Thư xác nhận hoặc văn bản xác minh từ trường nước ngoài
Đây là loại minh chứng phổ biến và có giá trị pháp lý cao nhất. Người học có thể liên hệ trực tiếp với phòng đào tạo, phòng cấp bằng hoặc bộ phận quản lý hồ sơ sinh viên của trường đã cấp văn bằng để xin một thư xác nhận chính thức.Nội dung văn bản thường gồm:
- Họ tên người học, số hiệu sinh viên.
- Tên chương trình, ngành học, hình thức đào tạo.
- Thời gian học tập, ngày tốt nghiệp.
- Số hiệu văn bằng và ngày cấp.
Thư này thường có chữ ký của cán bộ phụ trách, con dấu của trường, hoặc được gửi trực tiếp qua email chính thức của trường (địa chỉ có đuôi .edu hoặc tên miền trường). Cơ quan Việt Nam sẽ dựa vào văn bản này để xác minh tính hợp pháp của bằng cấp. Xem thủ tục công nhận văn bằng nước ngoài.
Bảng điểm hoặc phụ lục văn bằng có mã xác minh
Nếu trường cấp bảng điểm hoặc phụ lục văn bằng có gắn mã tra cứu hoặc mã QR, bạn hoàn toàn có thể sử dụng đây làm minh chứng xác thực.
Chỉ cần cung cấp bảng điểm bản sao, bản dịch công chứng và hướng dẫn cụ thể cách tra cứu (nếu có), cơ quan tiếp nhận có thể kiểm tra trực tuyến qua hệ thống của trường mà không cần thư xác nhận riêng.
Cổng tra cứu văn bằng chính thức của trường
Hiện nay, nhiều trường nước ngoài có hệ thống tra cứu văn bằng trực tuyến. Bạn có thể:
- Gửi kèm link truy cập chính thức.
- Cung cấp số sinh viên, số hiệu bằng hoặc mã tra cứu.
- Ghi rõ hướng dẫn thao tác (nếu giao diện phức tạp hoặc không hỗ trợ tiếng Anh).
- Cách này rất hữu ích đối với những trường đã số hóa dữ liệu sinh viên. Khi nhận được thông tin này, cơ quan công nhận văn bằng có thể chủ động đối chiếu mà không cần chờ xác nhận thủ công.
Văn bản ủy quyền xác minh thông tin
Một số cơ sở giáo dục nước ngoài chỉ xác minh thông tin khi có văn bản ủy quyền hợp lệ từ người học. Trong trường hợp này, bạn cần:
- Soạn văn bản ủy quyền xác minh theo mẫu quy định của Việt Nam (Phụ lục của Thông tư 13/2021/TT-BGDĐT).
- Gửi văn bản này đến trường để họ có cơ sở trả lời trực tiếp cho Cục Quản lý chất lượng hoặc Sở GD&ĐT.
- Có thể sử dụng bản song ngữ Việt – Anh để trường dễ hiểu và xử lý nhanh hơn.
Đây là bước thường gặp đối với các trường tại châu Âu, Mỹ hoặc Nhật Bản.
Xác nhận của cơ quan kiểm định hoặc Bộ Giáo dục nước sở tại
- Trong trường hợp trường không có hệ thống xác minh trực tuyến hoặc không thể cung cấp thư xác nhận, bạn có thể xin văn bản xác nhận từ tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục hoặc Bộ Giáo dục của nước cấp bằng.
- Loại giấy tờ này chứng minh chương trình học và văn bằng của bạn được công nhận trong hệ thống giáo dục của quốc gia đó. Đây cũng là minh chứng hợp lệ được phía Việt Nam chấp nhận.
Kết hợp nhiều loại minh chứng để tăng độ tin cậy
Trong thực tế, nhiều hồ sơ được giải quyết nhanh khi người học cung cấp đồng thời 2 – 3 loại minh chứng. Ví dụ: thư xác nhận của trường + bảng điểm có mã QR + đường link tra cứu chính thức. Sự rõ ràng và minh bạch giúp quá trình xác minh rút ngắn đáng kể.
Minh chứng xác thực văn bằng là phần quan trọng không thể thiếu trong hồ sơ công nhận văn bằng nước ngoài. Nếu thiếu những tài liệu này, hồ sơ của bạn có thể bị tạm ngưng hoặc yêu cầu bổ sung, kéo dài thời gian xử lý.
Vì vậy, hãy chủ động liên hệ với trường, chuẩn bị thư xác nhận, bảng điểm, đường link tra cứu hoặc văn bản ủy quyền ngay từ đầu. Khi cung cấp đủ các loại minh chứng xác thực từ cơ sở giáo dục, bạn sẽ giúp cơ quan Việt Nam nhanh chóng công nhận văn bằng, bảo vệ quyền lợi học tập và nghề nghiệp của mình một cách hiệu quả.