Giấy tuyên thệ tên (Name Affidavit) là loại giấy tờ đặc biệt quan trọng dành cho cá nhân có nhiều tên gọi khác nhau, từng thay đổi họ tên, hoặc có sai sót trong giấy tờ nhân thân. Khi sử dụng hồ sơ này ở nước khác, bạn bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự để được quốc gia khác công nhận. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn đầy đủ – toàn diện – chuyên nghiệp nhất theo quy định mới.
Giấy tuyên thệ tên là gì?
Giấy tuyên thệ tên (Affidavit of Name) là văn bản xác nhận một cá nhân có nhiều tên gọi hoặc cách viết tên khác nhau trên các giấy tờ: hộ chiếu, khai sinh, học bạ, hồ sơ du học, hồ sơ kết hôn, hộ chiếu cũ – mới…
Văn bản này thường được yêu cầu trong các trường hợp hồ sơ quốc tế để tránh nhầm lẫn danh tính.
Vì sao cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên?
Bởi vì giấy tuyên thệ tên là giấy tờ cá nhân được lập, muốn dùng ở nước khác phải được chứng nhận tính pháp lý của:
-
Chữ ký
-
Con dấu
-
Chức danh người ký
Hợp pháp hóa không xác minh nội dung, mà chỉ xác nhận hình thức – giúp giấy được chấp nhận tại quốc gia tiếp nhận.
Các trường hợp bắt buộc phải dùng giấy tuyên thệ tên
Giấy tuyên thệ tên được yêu cầu khi:
-
Hồ sơ du học có sai khác tên (VD: Nguyễn Thị A / Nguyen Thi A / A Nguyen…).
-
Hồ sơ kết hôn quốc tế.
-
Hồ sơ định cư – đoàn tụ gia đình.
-
Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng quốc tế.
-
Hồ sơ visa lao động – du lịch.
-
Hồ sơ đổi hộ chiếu sau khi đổi tên.
Cơ sở pháp lý điều chỉnh hợp pháp hóa lãnh sự
Việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên tuân theo:
-
Nghị định 111/2011/NĐ-CP
-
Các thông tư quy định lệ phí chứng nhận – hợp pháp hóa
-
Công ước quốc tế và điều ước song phương (nếu có). Xem hợp pháp hóa giấy khai sinh
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên gồm những bước nào?
Thủ tục gồm 2 bước:
-
Chứng nhận lãnh sự – xác nhận của cơ quan nước ngoài hoặc cơ quan Việt Nam.
-
Hợp pháp hóa lãnh sự – xác nhận lại tại cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.
Sau hai bước này, giấy tuyên thệ tên mới được sử dụng hợp pháp.
Nơi hợp pháp hóa giấy tuyên thệ tên tại TP.HCM
Hồ sơ được nộp tại: Sở Ngoại vụ TP.HCM: Địa chỉ: 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1, TP.HCM. Điện thoại: (84-8) 38224224 – Fax: (84-8) 38251436
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên
Bạn cần chuẩn bị:
-
Bản gốc giấy tuyên thệ tên
-
CCCD của người nộp hồ sơ
-
Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
-
Bản sao giấy tờ cá nhân (nếu được yêu cầu)
-
Giấy ủy quyền (nếu nộp hộ)
Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự
Lệ phí tùy theo từng loại hồ sơ, thường theo mức phí thống nhất của Bộ Ngoại giao.
Một số phí phát sinh có thể gồm:
-
Phí dịch công chứng
-
Phí sao y
- Phí dịch vụ nếu thuê đơn vị hỗ trợ
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên tại TP.HCM
Quy trình chuẩn:
-
Nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ
-
Kiểm tra giấy tờ và đối chiếu thông tin
-
Đóng dấu hợp pháp hóa
-
Nhận kết quả trực tiếp hoặc qua bưu điện
Thời gian giải quyết hợp pháp hóa lãnh sự
Thông thường: 1–5 ngày làm việc, tùy số lượng bộ hồ sơ
Những lỗi khiến giấy tuyên thệ tên bị từ chối hợp pháp hóa
-
Chữ ký không khớp với chữ ký trên CCCD/hộ chiếu
-
Tên tuyên thệ không phù hợp với giấy tờ gốc
-
Giấy chứng thực không đúng quy định
-
Văn bản mờ, bị tẩy xóa
-
Nội dung thiếu thông tin quan trọng
Các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Nếu bạn sử dụng giấy tuyên thệ tên tại quốc gia ký kết điều ước miễn hợp pháp hóa với Việt Nam, bạn có thể không cần thực hiện thủ tục.
Tuy nhiên, số nước miễn rất ít, nên đa phần hồ sơ vẫn phải hợp pháp hóa.
Lưu ý quan trọng khi dịch giấy tuyên thệ tên sang tiếng Anh
Bản dịch phải:
-
Đúng thuật ngữ
-
Khớp hoàn toàn tên trên bản gốc
-
Không viết sai chính tả
-
Không sử dụng từ mơ hồ
Một lỗi nhỏ trong bản dịch cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.
Giải pháp cho trường hợp sai tên phức tạp (nhiều loại giấy tờ khác nhau)
Nếu bạn từng đổi tên, dùng nhiều tên trong quá khứ, hoặc có giấy tờ nước ngoài ghi sai tên, bạn nên:
-
Lập 2 loại tuyên thệ tên (nếu cần)
-
Đính kèm giấy tờ chứng minh
-
Dịch và công chứng đầy đủ
-
Nhờ kiểm tra hồ sơ chuyên sâu trước khi HPLS
Dịch vụ hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tuyên thệ tên tại TP.HCM
Dịch vụ chuyên nghiệp giúp bạn:
- Dịch công chứng nhanh
- Hợp pháp hóa lãnh sự trong 1–3 ngày
-
Nộp hồ sơ thay bạn trọn gói
Đặc biệt phù hợp với người cần hồ sơ gấp hoặc đang chuẩn bị hồ sơ du học – định cư – kết hôn.
Giấy tuyên thệ tên là tài liệu quan trọng để đồng bộ thông tin cá nhân trước khi nộp hồ sơ quốc tế. Việc hợp pháp hóa lãnh sự giúp giấy tờ được chấp thuận tại nước ngoài một cách chính thức và hợp pháp.
Nếu bạn muốn xử lý nhanh, đúng và không sai sót, hãy chọn giải pháp trọn gói từ đơn vị uy tín để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ hoàn hảo ngay từ đầu.