Biên bản bàn giao là văn bản ghi nhận sự chuyển giao thực tế liên quan đến tài sản, công việc, hàng hóa… giữa các chủ thể với nhau. Mục đích của loại biên bản này là để xác định rõ trách nhiệm của các bên trước và sau khi chuyển giao. Mỗi bên có quyền giữ một bản và sẽ dùng để đối chiếu khi có tranh chấp xảy ra.
Hợp pháp hóa lãnh sự biên bản bàn giao là thủ tục cần thực hiện khi biên bản được lập bằng tiếng nước ngoài và có sự tham gia của các chủ thể ngoại quốc. Biên bản bàn giao nước ngoài, không có con dấu hợp thức hóa sẽ không có giá trị pháp lý và không được công nhận tại VN, trừ diện miễn trừ.
Có bắt buộc hợp pháp hóa lãnh sự biên bản bàn giao không?
Về nguyên tắc chung, mọi giấy tờ tài liệu được viết bằng tiếng nước ngoài, muốn được sử dụng tại Việt Nam một cách hợp pháp đều cần thông qua hoạt động hợp pháp hóa lãnh sự.
Biên bản bàn giao sẽ có chữ ký, con dấu xác nhận của bên bàn giao và bên được bàn giao. Hợp pháp hóa lãnh sự biên bản bàn giao là thủ tục xác thực thông tin qua những chi tiết về con dấu, chữ ký, chức danh đã được thể hiện trên văn bản đó. Từ đó có cơ sở để cơ quan/đơn vị tại Việt Nam công nhận giá trị pháp lý.
Nghĩa là, biên bản bàn giao nước ngoài không có con dấu hợp thức hóa của Việt Nam sẽ không được công nhận khi sử dụng trên lãnh thổ Việt Nam. Các chủ thể VN cũng sẽ từ chối tiếp nhận giấy tờ, tài liệu bàn giao vì không đủ căn cứ để chứng minh tính xác thực của nội dung văn bản.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự biên bản bàn giao
Hồ sơ cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự biên bản bàn giao gồm:
- Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK;
- Bản sao không chứng thực giấy tờ tùy thân(CMND/CCCD/Hộ chiếu) khi nộp qua đường bưu điện. Nếu nộp trực tiếp tại cơ quan, bạn chỉ cần xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân để cán bộ kiểm tra;
- Biên bản bàn giao đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + bản chụp biên bản bàn giao nước ngoài;
- Bản dịch biên bản bàn giao nước ngoài sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh + 01 bản chụp văn bản dịch thuật.
Cơ quan tiếp nhận:
- Cơ quan đại diện ngoại giao/cơ quan lãnh sự/cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam đang đặt tại nước ngoài;
- Cục Lãnh sự – Bộ ngoại giao VN;
- Sở ngoại vụ TPHCM;
- Cơ quan ngoại vụ tại các địa phương được ủy quyền tiếp nhận và trả kết quả.
Thời hạn xử lý: từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự biên bản bàn giao
Các trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh sự biên bản bàn giao bao gồm:
- Biên bản bàn giao thuộc diện miễn trừ theo điều ước quốc tế mà VN và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc hình thành theo nguyên tắc có đi có lại;
- Biên bản bàn giao nước ngoài được miễn trừ theo quy định của pháp luật Việt Nam;
- Biên bản bàn giao được chuyển trực tiếp qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của VN và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;
- Biên bản ngoại giao mà cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật.
Nếu không thuộc các trường hợp nêu trên, bạn buộc phải tiến hành hợp thức hóa biên bản bàn giao trước khi đem về sử dụng tại VN.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự không yêu cầu trực tiếp chủ thể giao dịch thực hiện, doanh nghiệp/cá nhân khác hoàn toàn có thể đại diện xử lý thay cho bạn mà không cần giấy ủy quyền. Nếu bạn cần đang cần tìm đơn vị hỗ trợ hợp thức hóa giấy tờ nước ngoài có thể gọi ngay vào số Hotline của PNVT nhé!
Xem thêm: