Đối với người có văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp và chuẩn bị ra nước ngoài học tập, làm việc, một trong những thủ tục có thể được cơ quan tiếp nhận yêu cầu là cung cấp thông tin xác thực văn bằng. Vì vậy, làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào là vấn đề cần tìm hiểu kỹ trước khi chuẩn bị hồ sơ.
Theo thông tin VN-NARIC đang công bố, từ ngày 20/6/2025, Trung tâm Công nhận văn bằng áp dụng mẫu mới đối với Giấy cung cấp thông tin văn bằng trong nước. Kết quả là bản điện tử có mã QR để xác thực và được trả trực tiếp vào tài khoản của người đề nghị. Từ ngày 03/9/2025, Trung tâm tiếp nhận và xử lý thêm văn bằng Trung cấp, Cao đẳng do các trường Trung cấp, Cao đẳng và Đại học cấp.
Giấy xác thực văn bằng NARIC là gì?
Trong hướng dẫn chính thức, VN-NARIC sử dụng tên gọi “Giấy cung cấp thông tin văn bằng” đối với văn bằng trong nước. Trên mẫu tiếng Anh minh họa, tài liệu thể hiện tiêu đề “Verification of Qualifications Information”.
Hiểu đơn giản, đây là kết quả cung cấp thông tin sau khi văn bằng được kiểm tra theo quy trình của Trung tâm Công nhận văn bằng. Mẫu minh họa thể hiện các trường thông tin như:
- Họ và tên;
- Giới tính;
- Ngày sinh;
- Trình độ văn bằng;
- Cơ sở cấp văn bằng;
- Năm tốt nghiệp;
- Số tham chiếu;
- Ngày cấp kết quả;
- Mã QR dùng để kiểm tra tính xác thực.
Vì vậy, khi khách hàng hỏi làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào, cần hiểu đúng đây là thủ tục cung cấp thông tin, xác thực văn bằng, không nên tự đồng nhất với thủ tục công nhận văn bằng nước ngoài.
Ai cần làm giấy xác thực văn bằng NARIC?
Theo nội dung hướng dẫn của VN-NARIC, thủ tục cung cấp thông tin văn bằng trong nước hướng đến trường hợp công dân Việt Nam ra nước ngoài học tập, làm việc.
Trong thực tế, nhu cầu có thể phát sinh khi đơn vị nước ngoài cần kiểm tra bằng cấp mà người nộp hồ sơ đã khai báo, chẳng hạn:
- Chuẩn bị hồ sơ học tập ở nước ngoài;
- Chuẩn bị hồ sơ làm việc ở nước ngoài;
- Cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu xác minh bằng cấp;
- Nhà tuyển dụng cần kiểm tra thông tin học vấn;
- Hồ sơ cần chứng minh văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp.
Điểm quan trọng là không phải cứ ra nước ngoài đều bắt buộc làm thủ tục này. Người có bằng nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của nơi tiếp nhận trước khi thực hiện.
Những văn bằng nào được VN-NARIC tiếp nhận xác thực?
Theo thông báo hiện hành, từ ngày 03/9/2025, Trung tâm tiếp nhận và xử lý các văn bằng Trung cấp, Cao đẳng do các Trường Trung cấp, Cao đẳng và Đại học cấp.
Tùy trường hợp, hồ sơ có thể liên quan đến các trình độ khác thuộc phạm vi tiếp nhận của Trung tâm. Người nộp cần đối chiếu hướng dẫn tại thời điểm thực hiện.
Một lưu ý đặc biệt là Trung tâm thông báo không xử lý văn bằng được cấp bởi cơ sở giáo dục đã giải thể hoặc không có thông tin rõ ràng trên website.
Do đó, nếu bằng được cấp từ lâu, việc kiểm tra tình trạng cơ sở giáo dục trước khi tìm hiểu làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào là rất cần thiết.
Văn bằng nước ngoài có nộp tại hệ thống xác thực này không?
Không. Hướng dẫn của VN-NARIC ghi rõ văn bằng do cơ sở giáo dục nước ngoài cấp không nộp trực tuyến tại đây. Hệ thống được đề cập trong hướng dẫn này dành cho hồ sơ đề nghị cung cấp thông tin văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp.
Đây là lỗi dễ gặp khi người sử dụng nhìn thấy tên “Trung tâm Công nhận văn bằng” và cho rằng mọi loại bằng trong và ngoài nước đều nộp chung một mục.
Khi tìm hiểu làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào, trước tiên hãy xác định:
Bằng Việt Nam → xem thủ tục cung cấp thông tin văn bằng Việt Nam.
Bằng nước ngoài → phải kiểm tra thủ tục tương ứng dành cho văn bằng nước ngoài.
Làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào?
Theo hướng dẫn của VN-NARIC, hồ sơ đề nghị cung cấp thông tin văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp được thực hiện trên hệ thống trực tuyến. Trung tâm nêu rõ chỉ tiếp nhận hồ sơ qua website theo hình thức online, không tiếp nhận hồ sơ trực tiếp hoặc hồ sơ gửi qua email.
Có thể khái quát quy trình như sau:
- Xác định đúng loại văn bằng cần xác thực.
- Chuẩn bị tài liệu theo hướng dẫn.
- Chuẩn bị đơn đề nghị theo mẫu.
- Đăng nhập hoặc tạo tài khoản trên hệ thống.
- Khai thông tin và nộp hồ sơ online.
- Thực hiện nghĩa vụ thanh toán phí dịch vụ.
- Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ.
- Nhận kết quả theo phương thức Trung tâm áp dụng.
Như vậy, câu trả lời quan trọng nhất cho làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào là: thủ tục này được triển khai trực tuyến đối với hồ sơ thuộc phạm vi nêu trong hướng dẫn.
Hồ sơ làm giấy xác thực văn bằng NARIC gồm những gì?
VN-NARIC có tài liệu riêng hướng dẫn quy trình nộp, quản lý hồ sơ và mẫu đơn đề nghị cung cấp thông tin văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp. Người nộp nên sử dụng mẫu và yêu cầu hiện hành thay vì lấy một bộ hồ sơ cũ trên Internet.
Về nguyên tắc chuẩn bị, cần đặc biệt quan tâm đến:
- Văn bằng cần cung cấp thông tin;
- Đơn đề nghị theo mẫu áp dụng;
- Thông tin cá nhân của người có văn bằng;
- Các tài liệu theo danh mục VN-NARIC yêu cầu;
- Hồ sơ bổ sung nếu trường hợp cụ thể cần đối chiếu thêm.
Cá nhân có phải ký hợp đồng dịch vụ với VN-NARIC không?
Đây là một chi tiết rất thực tế khi tìm hiểu làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào.
Theo hướng dẫn của VN-NARIC, mẫu hợp đồng cung cấp dịch vụ dành cho công ty/tổ chức và chỉ ký cho lần nộp hồ sơ đầu tiên. Đối với cá nhân, hướng dẫn nêu cá nhân nộp hồ sơ cần nộp đơn đề nghị xác thực và không phải nộp hợp đồng cung cấp dịch vụ.
Như vậy, cần phân biệt:
- Cá nhân: chuẩn bị đơn đề nghị theo hướng dẫn;
- Công ty/tổ chức: kiểm tra yêu cầu về hợp đồng cung cấp dịch vụ đối với lần nộp đầu tiên.
Việc phân loại đúng chủ thể nộp hồ sơ giúp tránh chuẩn bị giấy tờ không cần thiết.
Nộp hồ sơ xác thực NARIC online như thế nào?
VN-NARIC hiện quy định hồ sơ thuộc hướng dẫn này được nộp trực tuyến. Trung tâm không tiếp nhận hồ sơ trực tiếp và cũng không tiếp nhận hồ sơ gửi qua email.
Khi thao tác online, nên lưu ý:
- Khai đúng họ tên theo giấy tờ;
- Nhập chính xác ngày sinh;
- Kiểm tra tên trường;
- Kiểm tra trình độ và năm tốt nghiệp;
- Tải file rõ nét;
- Không tự chỉnh sửa nội dung văn bằng;
- Kiểm tra toàn bộ dữ liệu trước khi gửi.
Một lỗi nhập liệu nhỏ có thể làm thông tin kê khai không đồng nhất với văn bằng và phát sinh thêm công việc kiểm tra.
Phí làm giấy xác thực văn bằng NARIC thanh toán thế nào?
VN-NARIC có tài liệu riêng về thông báo và hướng dẫn thanh toán phí dịch vụ. Vì mức phí và phương thức thực hiện cần căn cứ thông báo áp dụng tại thời điểm nộp, người làm hồ sơ nên kiểm tra hướng dẫn hiện hành thay vì sử dụng mức phí được đăng lại từ nguồn cũ.
Đây cũng là một mốc quan trọng để tính thời gian xử lý. Theo thông tin VN-NARIC công bố, thời gian giải quyết được tính từ thời điểm cá nhân hoặc đơn vị hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thanh toán phí dịch vụ sau khi hồ sơ được nhận trên hệ thống trực tuyến.
Do đó, nộp hồ sơ nhưng chưa hoàn tất phần thanh toán không nên được hiểu là thời gian xử lý đã bắt đầu được tính theo mốc này.
Làm giấy xác thực văn bằng NARIC mất bao lâu?
Theo hướng dẫn hiện được VN-NARIC công bố, sau khi nhận hồ sơ trên hệ thống trực tuyến, trong vòng 20 ngày làm việc tính từ ngày cá nhân/đơn vị hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ thanh toán phí dịch vụ, Trung tâm Công nhận văn bằng sẽ thực hiện việc trả lời cho tổ chức, cá nhân.
Khi lên kế hoạch, cần chú ý đây là ngày làm việc, không nên tự quy đổi thành 20 ngày theo lịch.
Kết quả xác thực văn bằng NARIC được cấp như thế nào?
VN-NARIC thông báo từ ngày 20/6/2025 áp dụng mẫu mới Giấy cung cấp thông tin văn bằng trong nước. Đây là bản điện tử có mã QR quét xác thực và được trả trực tiếp vào tài khoản đề nghị.
Theo thông tin trên trang hướng dẫn, đối với 01 hồ sơ, Trung tâm Công nhận văn bằng cấp 02 bản cho tổ chức, cá nhân.
Việc sử dụng kết quả điện tử có mã QR tạo điều kiện để cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận kiểm tra nguồn gốc tài liệu thuận tiện hơn.
Mã QR trên giấy xác thực văn bằng có tác dụng gì?
Mẫu giấy minh họa cho thấy trên tài liệu có mã QR kèm hướng dẫn quét để kiểm tra tính xác thực của tài liệu.
Ở phần cuối mẫu giấy cũng thể hiện thông tin để nhà tuyển dụng và tổ chức có thể kiểm tra tính xác thực. Đây là điểm có giá trị thực tế khi giấy được sử dụng trong hồ sơ học tập hoặc việc làm quốc tế.
Vì vậy, sau khi hoàn tất làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào, người nhận kết quả nên kiểm tra:
- Số tham chiếu;
- Ngày cấp;
- Thông tin cá nhân;
- Trình độ;
- Cơ sở cấp bằng;
- Năm tốt nghiệp;
- Mã QR.
Nếu sử dụng bản điện tử, nên giữ nguyên tài liệu được cấp thay vì chỉnh sửa nội dung hoặc bố cục.
Một hồ sơ được cấp bao nhiêu bản kết quả?
Theo thông báo của VN-NARIC, đối với 01 hồ sơ, Trung tâm Công nhận văn bằng cấp 02 bản cho tổ chức, cá nhân.
Thông tin này đáng lưu ý với người cần chuẩn bị hồ sơ cho nhiều mục đích. Tuy nhiên, không nên tự suy luận rằng một kết quả có thể sử dụng cho mọi cơ quan hoặc mọi quốc gia.
Nơi tiếp nhận cuối cùng có thể đặt ra yêu cầu riêng về định dạng, cách gửi, bản dịch hoặc các thủ tục liên quan. Vì vậy, trước khi làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào, vẫn cần đọc checklist của cơ quan sẽ nhận hồ sơ.
Văn bằng của trường đã giải thể có được xử lý không?
Theo lưu ý được VN-NARIC công bố, Trung tâm không xử lý các văn bằng được cấp bởi các cơ sở giáo dục đã giải thể hoặc không có thông tin rõ ràng trên website.
Đây là vấn đề cần kiểm tra đặc biệt đối với văn bằng cũ.
Nếu đã tốt nghiệp nhiều năm, người nộp nên xác định tình trạng hiện tại của trường trước khi lập hồ sơ. Không nên mặc định rằng chỉ cần còn bản gốc văn bằng thì chắc chắn thủ tục xác thực sẽ được xử lý.
Điều này cũng cho thấy làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào không chỉ phụ thuộc vào người sở hữu bằng mà còn liên quan đến khả năng kiểm tra thông tin của cơ sở giáo dục cấp văn bằng.
Văn bằng giả khi gửi xác thực NARIC được xử lý thế nào?
VN-NARIC đưa ra lưu ý rất rõ: tất cả các văn bằng, chứng chỉ giả đều được chuyển sang Bộ Công an xử lý theo quy định.
Do đó, tuyệt đối không:
- Chỉnh sửa thông tin trên bằng;
- Làm lại nội dung bằng phần mềm;
- Thay đổi số hiệu;
- Thay đổi tên người được cấp;
- Sửa năm tốt nghiệp;
- Sử dụng giấy tờ không có nguồn gốc hợp pháp.
Đây không đơn thuần là vấn đề hồ sơ bị từ chối mà còn có thể phát sinh hậu quả pháp lý theo quy định.
Hồ sơ và phí đã nộp có được trả lại không?
VN-NARIC lưu ý không trả lại hồ sơ và phí công nhận văn bằng dưới mọi hình thức theo nội dung đang được công bố tại trang hướng dẫn.
Về thực tế, điều này càng cho thấy người nộp cần kiểm tra đúng loại thủ tục trước khi thanh toán.
Khuyến nghị xác định tối thiểu ba vấn đề trước khi thực hiện:
- Văn bằng có thuộc phạm vi tiếp nhận hay không;
- Cơ quan nước ngoài thực sự yêu cầu loại giấy nào;
- Thông tin và tài liệu đã đầy đủ, thống nhất hay chưa.
Chuẩn bị đúng từ đầu sẽ giảm nguy cơ phát sinh chi phí và thời gian không cần thiết.
Khi liên hệ VN-NARIC về hồ sơ cần cung cấp thông tin gì?
VN-NARIC yêu cầu người nộp đọc kỹ tài liệu hướng dẫn quy trình nộp và quản lý hồ sơ trước khi liên hệ Trung tâm. Khi gửi email hỏi về hồ sơ, cần nêu rõ họ và tên, ngày sinh của hồ sơ để thuận tiện cho việc tra cứu.
Đây là kinh nghiệm nhỏ nhưng hữu ích khi đang xử lý làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào.
Thay vì chỉ gửi nội dung chung như “nhờ kiểm tra hồ sơ”, nên cung cấp đủ thông tin nhận diện hồ sơ theo hướng dẫn. Điều này giúp đơn vị xử lý xác định đúng trường hợp cần tra cứu.
Những lỗi cần tránh khi làm giấy xác thực văn bằng NARIC
Từ quy trình chính thức và kinh nghiệm chuẩn bị hồ sơ, một số lỗi nên tránh gồm:
- Nộp văn bằng nước ngoài vào mục dành cho văn bằng Việt Nam;
- Gửi hồ sơ qua email thay vì nộp online;
- Tìm cách nộp trực tiếp khi thủ tục quy định nộp trực tuyến;
- Cá nhân chuẩn bị nhầm hợp đồng dành cho công ty/tổ chức;
- Scan tài liệu không rõ;
- Khai sai họ tên hoặc ngày sinh;
- Không hoàn thành thanh toán;
- Không theo dõi tài khoản đã đăng ký;
- Nộp văn bằng của cơ sở đã giải thể mà không kiểm tra trước;
- Nhầm xác thực thông tin văn bằng với công nhận văn bằng.
Nắm rõ các điểm này giúp câu hỏi làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào trở thành một quy trình có thể chủ động chuẩn bị thay vì xử lý từng vấn đề khi đã phát sinh. Xem cung cấp thông tin văn bằng Việt Nam.
Làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào để hồ sơ thuận lợi hơn?
Nguyên tắc quan trọng nhất là đúng đối tượng – đúng thủ tục – đúng thông tin – đúng phương thức nộp.
Trước khi nộp, nên kiểm tra một lần cuối:
- Đây có phải văn bằng do cơ sở giáo dục Việt Nam cấp?
- Cơ sở giáo dục còn tồn tại và có thông tin rõ ràng hay không?
- Họ tên và ngày sinh đã chính xác chưa?
- Trình độ và năm tốt nghiệp đã khai đúng chưa?
- File văn bằng có rõ nét không?
- Đơn đề nghị đã sử dụng đúng mẫu chưa?
- Hồ sơ đã nộp đúng tài khoản chưa?
- Nghĩa vụ thanh toán đã hoàn tất chưa?
- Nơi sử dụng văn bằng có yêu cầu thêm thủ tục nào khác không?
Nếu chuẩn bị được những nội dung này trước khi bắt đầu, quá trình làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào sẽ chủ động hơn đáng kể.
Tóm lại, làm giấy xác thực văn bằng NARIC thế nào đối với văn bằng Việt Nam cần bắt đầu từ việc xác định đúng nhu cầu cung cấp thông tin văn bằng để phục vụ việc học tập, làm việc ở nước ngoài. Hồ sơ thuộc phạm vi hướng dẫn được nộp trực tuyến, không nộp trực tiếp và không gửi hồ sơ qua email.